O maior erro que uma pessoa comete é não saber administrar o tempo. Aliás, melhor tomar cuidado com o termo “administrar o tempo”. Na verdade, nós não administramos o tempo, nós administramos as atividades que fazemos durante o tempo que temos disponível. Um dia tem 24 (vinte e quatro) horas e vai continuar tendo 24 (vinte e quatro) horas – você não consegue administrá-lo para ter menos ou mais horas. O tempo é imutável. O que você consegue administrar é o que você pensa e o que você faz com aquele segundo, aquele minuto ou com aquela hora. 

Sendo assim, precisamos aprender a administrar melhor nossas atividades. Pois, são elas que nós realmente administramos e não o tempo. Quanto melhor escolhemos as atividades que daremos mais atenção melhor é o nosso resultado e consequentemente a nossa produtividade. Se optamos por priorizar atividades que não agregam valor temos uma baixa produtividade.

Existe um estudo que diz que se dedicarmos 15 (quinze) minutos por dia para fazer um planejamento das nossas atividades diárias, isso fará com que, na média, tenhamos 2 (duas) horas mais produtivas. Perceba que para cada minuto que passamos planejando, aumentamos 2 (dois) ou 3 (três) em produtividade. 

A falta de atitude é a grande responsável pela falta de planejamento. É claramente uma questão de escolha. Escolhemos ser organizado ou desorganizado? Escolhemos priorizar atividades que agregam valor ou que não agregam valor?

Muitas vezes, nós perdemos muito tempo e energia em coisas que nós não temos controle ou influência. Precisamos priorizar atividades que podemos controlar e ser o mais específico possível. Imagine, por exemplo, que você seja um vendedor e no seu planejamento você coloca um item como “quero receber um elogio do gerente”, isso é algo que você não controla. Você controla o que você faz para receber o elogio. Porém, se o seu gerente vai efetivamente te elogiar, bem, isso é uma outra conversa. Ou seja, isso você não controla. 

Outra coisa é incluir no planejamento ações específicas. Digamos que em outro item do seu planejamento você colocou como uma das atividades “conquistar novos clientes”, fica muito vago. Melhor será transformar isso em uma ação específica e controlável como: Vou ligar para 5 (cinco) novos clientes por dia”.

Planejamento é uma coisa simples. Tão simples que poucas pessoas o levam a sério e conseguem ter um resultado positivo com esta ferramenta. Para fazê-lo, você deve escolher qual é a melhor modelo que funciona para você. Por exemplo: Tem pessoas que preferem se planejar no final da tarde do dia anterior para já começar o dia fazendo as atividades que foram planejadas. Já outras, preferem fazer isso no início do dia. Não importa quando, como, onde, com quem ou quanto tempo vai gastar. A única coisa que realmente é o porquê?  Por que é importante para a sua vida pessoal e profissional. Então faça!

Luiz Vicente Dorileo da Silva – “SHIPU”, palestrante, consultor formado em administração com MBA Executivo Internacional e especialista em Marketing. shipumt@hotmail.com